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Module de paramétrage du compte

Mise à jour des paramètres du compte

Maintenez les informations de votre compte à jour grâce à notre module de paramétrage facile à utiliser. Suivez ces étapes simples pour vous assurer que tous vos détails sont à jour :

Paramètres d'accès

1. Connectez-vous à votre compte :

Commencez par vous connecter à votre compte en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

2. Naviguer vers Paramètres :

Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur l'option "Paramètres". Cela ouvrira le module Paramètres dans lequel vous pourrez modifier les paramètres de votre compte et de votre système.

Modification de l'information publique :

1. Allez dans Paramètres du compte :

Dans le module Paramètres, vous trouverez différents onglets. Cliquez sur l'onglet "Paramètres du compte" pour mettre à jour vos informations publiques.

2. Mettez à jour vos informations :

Nom complet : Cliquez sur l'icône de modification à côté de votre nom pour saisir votre nom complet correct.
Nom de l'entreprise : Mettez à jour le nom de l'entreprise en cliquant sur l'icône de modification à côté du nom actuel.
Numéro de téléphone mobile : Pour mettre à jour votre numéro de téléphone portable, cliquez sur l'icône de modification et entrez le nouveau numéro.
Courriel : Pour modifier votre adresse électronique, cliquez sur l'icône de modification et saisissez la nouvelle adresse électronique que vous souhaitez utiliser.
Informations complémentaires : Complétez les champs supplémentaires tels que le numéro de téléphone, le site web et le numéro de taxe facultatif (numéro MWST) en cliquant sur les icônes correspondantes.

3. Sauvegarder les modifications :

Une fois que vous avez mis à jour vos informations, cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications" au bas de la page pour appliquer les mises à jour.

Modification de l'adresse/des informations bancaires

1. Mettre à jour les détails de l'adresse :

Faites défiler la page jusqu'à la section "Adresse/Informations bancaires".
Cliquez sur l'icône de modification pour saisir votre adresse et votre numéro de maison.
Mettez à jour votre code postal et votre ville dans les champs correspondants.

2. Mettre à jour les coordonnées bancaires :

Mettez à jour vos coordonnées bancaires en indiquant le nom de votre banque et en mettant à jour votre IBAN.

Nom de la banque :

Saisissez le nom de votre banque en cliquant sur l'icône de modification située à côté.
Cliquez sur l'icône de modification pour mettre à jour votre IBAN.

Numéro de compte Si vous devez mettre à jour votre numéro de compte bancaire, cliquez sur l'icône de modification.

3. Modifier le mot de passe (si nécessaire) :

Cliquez sur le bouton "Changer le mot de passe", tapez votre ancien mot de passe, puis tapez votre nouveau mot de passe et entrez votre nouveau mot de passe pour confirmation. Pour des raisons de sécurité, il est conseillé de mettre à jour votre mot de passe régulièrement.

4. Sauvegardez vos informations bancaires :

Après avoir mis à jour votre adresse et vos coordonnées bancaires, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Enregistrer les modifications" pour vous assurer que tous les changements ont été enregistrés.

Paramètres supplémentaires :

Découvrez d'autres paramètres tels que les paramètres du système, les modèles, les paramètres de suivi, les paramètres du courrier et les paramètres QR en cliquant sur leurs onglets respectifs.
Personnalisez vos paramètres en fonction de vos préférences et des besoins de votre entreprise.

Soutien et assistance :

Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance en cliquant sur "Contact Supports" dans la barre de navigation de gauche.

Configuration des paramètres du système

Bienvenue dans le guide des paramètres du système pour le Büro 365. Cette section vous aide à personnaliser et à automatiser des aspects importants de vos opérations commerciales, des paramètres fiscaux aux rappels de factures. Suivez ces étapes simples pour optimiser les paramètres de votre système :

Étape 1 : Accès aux paramètres du système

Connectez-vous à votre compte BÜRO 365.
Naviguez vers la barre latérale de gauche.
Cliquez sur "Paramètres" pour développer le menu des paramètres.
Sélectionnez "System Setting" dans le sous-menu pour ouvrir le panneau de configuration.

Étape 2 : Configuration des paramètres fiscaux

La section "Taxe" se trouve en haut des paramètres.
Choisissez votre configuration fiscale :

L'impôt inclusif : Sélectionnez cette option si vos prix incluent les taxes.
Taxe exclusive : Choisissez cette option si les taxes sont calculées en plus du prix.
Pas de taxe : Utilisez cette option si vous n'avez pas besoin d'appliquer la taxe.
Ajouter la taxe : Pour ajouter une nouvelle taxe, il suffit de se rendre dans la section désignée et de cliquer sur le bouton "Ajouter nouveau". Cette action fait apparaître un formulaire dans lequel vous pouvez saisir le nom de la taxe et son taux correspondant. Une fois que vous avez rempli ces informations, confirmez vos entrées pour incorporer avec succès la nouvelle taxe dans le système en cliquant sur "Ajouter une taxe".

Étape 3 : Mise en place de rappels d'offres

Allez jusqu'à la section "Rappels d'offres".
Saisissez votre texte de rappel dans la case "Texte de rappel".
Le paramètre "Fréquence des rappels de l'offre" détermine la fréquence des rappels (par exemple, tous les 30 jours).

Étape 4 : Gestion des paramètres de retard des factures

Localisez la section "Facture en souffrance".
Pour automatiser le marquage des factures en retard, activez le commutateur "Marquer automatiquement les factures en retard".
Indiquez le nombre de jours pour les deuxième et troisième avertissements dans les champs correspondants.

Étape 5 : Sélection de la monnaie

Passez à la section "Monnaie" en bas de page.
Choisissez votre devise préférée dans le menu déroulant (par exemple, CHF pour le franc suisse).

Étape 6 : Sauvegarde des paramètres

Après avoir effectué tous les changements nécessaires, cliquez sur le bouton "Enregistrer les paramètres" dans le coin inférieur droit pour appliquer vos nouvelles configurations.

Accès aux paramètres des modèles :

Connectez-vous à votre compte Büro 365.
Naviguez vers le panneau latéral gauche.
Cliquez sur "Paramètres" pour ouvrir le module "Modèle".

Alignement de l'en-tête

Modèles de conception PDF actuels :

Ici, vous pouvez prévisualiser la mise en page actuelle de vos modèles PDF.

Ajustez le positionnement du logo de votre entreprise sur les documents. Cliquez sur l'option d'alignement souhaitée (gauche ou droite) pour la sélectionner. L'aperçu se met automatiquement à jour pour vous montrer comment votre logo apparaîtra.

Première colonne

Nom de l'entreprise : Saisissez le nom officiel de votre entreprise tel qu'il doit apparaître sur les documents.
Courriel : Indiquer l'adresse électronique pour le contact avec le client.
Numéro de téléphone : Saisissez le numéro de contact principal de votre entreprise.
Site web : Le cas échéant, saisissez l'URL du site web de votre entreprise.
Numéro de TVA : Pour les entreprises qui en ont besoin, indiquez ici votre numéro d'immatriculation à la TVA.

Deuxième colonne

Adresse : Indiquez l'adresse physique de votre entreprise.
Ville/pays : Saisissez la ville et le pays où se trouve votre entreprise.
Code postal : Indiquez le code postal de l'adresse de votre entreprise.
Numéro de compte : Saisissez votre numéro de compte bancaire.

Troisième colonne (services)

Article :

Dressez la liste des services que vous proposez. Vous pouvez ajouter plusieurs éléments en cliquant sur le bouton "+". Chaque service peut avoir un numéro ou un code d'article spécifique, un nom et un coût associé par article ou service fourni.

Quatrième colonne (lieux)

Objet

Comme pour les services, dressez la liste des lieux où vos services sont disponibles ou où votre entreprise exerce ses activités. Indiquez des détails tels que le nom du lieu, l'adresse et le numéro de téléphone pour les personnes à contacter en fonction du lieu.

Sauvegarde des paramètres

Après avoir rempli tous les champs nécessaires, vérifiez l'exactitude des informations.
Cliquez sur le bouton "Enregistrer les paramètres" situé dans le coin inférieur droit du module.

Accès aux paramètres de suivi :

Connectez-vous à votre compte et accédez au tableau de bord.
Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur "Paramètres".
Dans le menu Paramètres, cliquez sur l'onglet "Paramètres de suivi".

Configuration des paramètres de suivi

1. Créer un suivi de la création de leads :

Activez cette option si vous souhaitez créer automatiquement une action de suivi lorsqu'un nouveau lead est créé.

Cela permet de s'assurer qu'aucun nouveau client potentiel n'est oublié par votre équipe.

2. Créer un suivi à l'expiration de l'offre :

Activez cette fonction pour mettre en place un rappel de suivi lorsqu'une offre est sur le point d'expirer.
C'est un excellent moyen de réengager les clients qui auraient pu manquer une offre.

Gérer les raisons du suivi :

Cette section vous permet de gérer les motifs des suivis, ce qui peut améliorer l'efficacité et la cohérence du processus de suivi.

Sous les interrupteurs à bascule, vous trouverez la section "Raisons du suivi".
C'est ici que vous pouvez gérer les raisons des suivis. Le fait d'avoir des raisons prédéfinies peut contribuer à rationaliser le processus de suivi et à garantir la cohérence.

Ajout de raisons :

Saisissez un motif dans la zone de texte "Ajouter un motif".
Cliquez sur le bouton "Ajouter un motif" pour enregistrer le nouveau motif dans votre liste.
Ces motifs pourront être sélectionnés lors de la création d'une tâche de suivi.

Suppression des motifs :

Chaque motif est assorti d'une option de suppression.
Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer un motif de la liste.

Une fois que vous avez défini vos préférences, cliquez sur le bouton "Enregistrer les paramètres" pour appliquer les changements.

Accès aux paramètres du courrier :

Connectez-vous à votre compte et accédez au tableau de bord.
Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur "Paramètres".
Dans le menu Paramètres, cliquez sur l'onglet "Paramètres de messagerie".

Configuration de la messagerie du système :

Défaut du système :

Pour utiliser les paramètres pré-configurés du système de messagerie, il suffit de cliquer sur le bouton "Utiliser la configuration du système de messagerie".

Si vous préférez utiliser les paramètres de votre serveur de messagerie, sélectionnez l'option "Utiliser sa propre configuration de messagerie".

Sauvegardez votre configuration :

Après avoir sélectionné l'option de configuration souhaitée, cliquez sur le bouton "Enregistrer la configuration" pour appliquer vos modifications.

Personnalisation des modèles d'e-mails :

Cliquez sur l'onglet "Modèle d'e-mail" à côté de "Configuration de l'e-mail" pour modifier les modèles existants ou en créer de nouveaux.

Édition et enregistrement des modèles :

Si vous souhaitez modifier un modèle, sélectionnez un modèle spécifique et effectuez les modifications nécessaires à l'intérieur de celui-ci. Veillez à enregistrer vos modifications dans le modèle en question en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Mise à jour des paramètres de contact et de couleur

1. Modifier le logo et les coordonnées :

Dans l'onglet "Configuration de l'e-mail", vous pouvez télécharger un nouveau logo et mettre à jour les coordonnées qui apparaissent dans le pied de page de vos e-mails.

2. Changer de couleur :

Sous "Paramètres de couleur", vous pouvez personnaliser la couleur du pied de page en saisissant un code hexagonal, ainsi que la couleur du texte du pied de page pour les PDF.

3. Prévisualiser et enregistrer :

Prévisualisez vos modifications pour vous assurer qu'elles répondent à vos exigences en matière de stratégie de marque, puis cliquez sur "Enregistrer la configuration" pour appliquer les mises à jour.

Accéder aux paramètres QR :

Connectez-vous à votre compte Büro 365.
Accédez à l'option "Paramètres" dans le menu latéral gauche.
Cliquez sur l'onglet "Paramètres QR" en haut de la page des paramètres.

Saisir les informations relatives au code QR :

Dans la section nouvelle configuration, saisissez les informations pertinentes que le code QR doit contenir. Il peut s'agir d'informations sur l'entreprise, d'URL ou d'autres données.
Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis. Ces champs sont généralement marqués comme "obligatoires".

Sauvegardez vos paramètres de code QR :

Une fois que vous avez terminé la configuration et que vous avez testé le code QR, cliquez sur le bouton "Enregistrer les paramètres" pour appliquer vos modifications.
Vos paramètres de code QR sont maintenant enregistrés et devraient être actifs pour être utilisés dans l'application ou pour votre site web.

Modifier ou supprimer des paramètres :

Si, à un moment donné, vous devez modifier les paramètres du code QR, revenez à l'onglet "Paramètres QR".
Sélectionnez la configuration du code QR que vous souhaitez modifier, effectuez les changements nécessaires et enregistrez à nouveau.
Pour supprimer une configuration de code QR, sélectionnez l'option "Supprimer" près de la configuration que vous souhaitez supprimer et confirmez la suppression.

Conseils supplémentaires :

Veillez toujours à ce que les codes QR soient testés sur différents appareils afin de garantir une compatibilité maximale.
Veillez à ce que le code QR soit simple pour une meilleure lisibilité.