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Modul Kontoeinstellungen

Kontoeinstellungen aktualisieren

Halten Sie Ihre Kontoinformationen mit unserem benutzerfreundlichen Einstellungsmodul auf dem neuesten Stand. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass alle Ihre Angaben aktuell sind:

Zugriffseinstellungen

1. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an:

Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Benutzernamen und Passwort bei Ihrem Konto an.

2. Navigieren Sie zu Einstellungen:

Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf die Option "Einstellungen". Dadurch wird das Modul "Einstellungen" geöffnet, in dem Sie Ihre Konto- und Systemeinstellungen bearbeiten können.

Bearbeitung von öffentlichen Informationen:

1. Gehen Sie zu Kontoeinstellungen:

Im Modul "Einstellungen" finden Sie verschiedene Registerkarten. Klicken Sie auf die Registerkarte "Kontoeinstellungen", um Ihre öffentlichen Informationen zu aktualisieren.

2. Aktualisieren Sie Ihre Informationen:

Vollständiger Name: Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben Ihrem Namen, um Ihren korrekten vollständigen Namen einzugeben.
Name des Unternehmens: Aktualisieren Sie den Firmennamen, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem aktuellen Namen klicken.
Handynummer: Um Ihre Handynummer zu aktualisieren, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol und geben Sie die neue Nummer ein.
E-Mail: Um Ihre E-Mail-Adresse zu ändern, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol und geben Sie die neue E-Mail-Adresse ein, die Sie verwenden möchten.
Zusätzliche Informationen: Füllen Sie alle zusätzlichen Felder wie Telefonnummer, Website und optionale Steuernummer (MWST-Nummer) aus, indem Sie auf die entsprechenden Bearbeitungssymbole klicken.

3. Änderungen speichern:

Sobald Sie Ihre Informationen aktualisiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Änderungen speichern" am unteren Rand der Seite, um die Aktualisierungen zu übernehmen.

Bearbeiten von Adress-/Bankinformationen

1. Adressdaten aktualisieren:

Blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Adresse/Bankverbindung".
Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um Ihre Adresse und Hausnummer einzugeben.
Geben Sie Ihre Postleitzahl und Ihren Wohnort in die entsprechenden Felder ein.

2. Bankverbindung aktualisieren:

Aktualisieren Sie Ihre Bankdaten, indem Sie den Namen Ihrer Bank angeben und Ihre IBAN aktualisieren.

Name der Bank:

Geben Sie den Namen Ihrer Bank ein, indem Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem Namen klicken.
Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um Ihre IBAN zu aktualisieren.

Konto-Nr: Wenn Sie Ihre Bankkontonummer aktualisieren müssen, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol.

3. Passwort ändern (falls erforderlich):

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kennwort ändern", geben Sie Ihr altes Kennwort ein, dann Ihr neues Kennwort und zur Bestätigung Ihr neues Kennwort. Aus Sicherheitsgründen ist es ratsam, Ihr Passwort regelmäßig zu aktualisieren.

4. Speichern Sie Ihre Bankdaten:

Vergessen Sie nicht, nach der Aktualisierung Ihrer Adresse und Bankverbindung auf die Schaltfläche "Änderungen speichern" zu klicken, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gespeichert werden.

Zusätzliche Einstellungen:

Erkunden Sie andere Einstellungen wie Systemeinstellungen, Vorlagen, Follow-up-Einstellungen, E-Mail-Einstellungen und QR-Einstellungen, indem Sie auf die entsprechenden Registerkarten klicken.
Passen Sie Ihre Einstellungen an Ihre Präferenzen und geschäftlichen Anforderungen an.

Unterstützung und Hilfe:

Sollten Sie zu irgendeinem Zeitpunkt Hilfe benötigen, zögern Sie nicht, unser Support-Team zu kontaktieren, indem Sie in der linken Navigationsleiste auf "Contact Supports" klicken.

Systemeinstellungen konfigurieren

Willkommen in der Anleitung zu den Systemeinstellungen für Büro 365. Dieser Abschnitt hilft Ihnen, wichtige Aspekte Ihrer Geschäftsabläufe anzupassen und zu automatisieren, von Steuereinstellungen bis zu Rechnungserinnerungen. Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um Ihre Systemeinstellungen zu optimieren:

Schritt 1: Zugriff auf die Systemeinstellungen

Melden Sie sich bei Ihrem BÜRO 365-Konto an.
Navigieren Sie zur linken Seitenleiste.
Klicken Sie auf "Einstellungen", um das Einstellungsmenü zu öffnen.
Wählen Sie "Systemeinstellung" aus dem Untermenü, um das Konfigurationspanel zu öffnen.

Schritt 2: Konfigurieren der Steuereinstellungen

Suchen Sie den Abschnitt "Steuern" oben in den Einstellungen.
Wählen Sie Ihre Steuerkonfiguration:

Inklusive Steuer: Wählen Sie diese Option, wenn Ihre Preise Steuern enthalten.
Exklusive Steuer: Wählen Sie diese Option, wenn zusätzlich zum Preis noch Steuern berechnet werden sollen.
Keine Steuer: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Steuer nicht anwenden müssen.
Steuer hinzufügen: Um eine neue Steuer hinzuzufügen, navigieren Sie einfach zu dem entsprechenden Abschnitt und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu hinzufügen". Daraufhin wird ein Formular angezeigt, in das Sie den Namen der Steuer und den entsprechenden Steuersatz eingeben können. Sobald Sie diese Angaben gemacht haben, bestätigen Sie Ihre Eingaben, um die neue Steuer erfolgreich in das System zu übernehmen, indem Sie auf "Steuer hinzufügen" klicken.

Schritt 3: Angebotserinnerungen einrichten

Blättern Sie zum Abschnitt "Angebotserinnerungen".
Geben Sie Ihren Erinnerungstext in das Feld "Erinnerungstext" ein.
Legen Sie die "Häufigkeit der Angebotserinnerung" fest, um zu bestimmen, wie oft Erinnerungen gesendet werden sollen (z. B. alle 30 Tage).

Schritt 4: Einstellungen für überfällige Rechnungen verwalten

Suchen Sie den Abschnitt "Überfällige Rechnungen".
Um die Kennzeichnung überfälliger Rechnungen zu automatisieren, aktivieren Sie den Schalter "Überfällige Rechnungen automatisch kennzeichnen".
Geben Sie die Anzahl der Tage für die zweite und dritte Warnung in den entsprechenden Feldern an.

Schritt 5: Auswählen der Währung

Gehen Sie zum Abschnitt "Währung" am unteren Rand.
Wählen Sie Ihre bevorzugte Währung aus dem Dropdown-Menü (z.B. CHF für Schweizer Franken).

Schritt 6: Speichern der Einstellungen

Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellung speichern" in der rechten unteren Ecke, um die neuen Konfigurationen zu übernehmen.

Zugriff auf die Einstellungen der Vorlagen:

Melden Sie sich bei Ihrem Büro 365-Konto an.
Navigieren Sie zum linken Seitenbereich.
Klicken Sie auf "Einstellungen", um das Modul "Vorlage" zu öffnen.

Ausrichtung der Kopfzeile

Aktuelle PDF-Designvorlagen:

Hier können Sie eine Vorschau des aktuellen Layouts Ihrer PDF-Vorlagen anzeigen.

Passen Sie die Positionierung Ihres Firmenlogos auf Dokumenten an. Klicken Sie auf die gewünschte Ausrichtungsoption (links oder rechts), um sie auszuwählen. Die Vorschau wird automatisch aktualisiert und zeigt Ihnen, wie Ihr Logo aussehen wird.

Erste Kolumne

Name des Unternehmens: Geben Sie den offiziellen Namen Ihres Unternehmens so an, wie er auf den Dokumenten erscheinen soll.
E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse für den Kundenkontakt an.
Telefon Nummer: Geben Sie die Hauptkontaktnummer für Ihr Unternehmen ein.
Website: Falls zutreffend, geben Sie die URL Ihrer Unternehmenswebsite ein.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Für Unternehmen, die dies benötigen, geben Sie hier Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein.

Zweite Säule

Adresse: Geben Sie die Anschrift Ihres Unternehmens an.
Stadt/Land: Geben Sie die Stadt und das Land an, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist.
Postleitzahl: Geben Sie die Postleitzahl für die Adresse Ihres Unternehmens an.
Kontonummer: Geben Sie Ihre Bankkontonummer ein.

Dritte Säule (Dienstleistungen)

Artikel:

Listen Sie die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen auf. Sie können mehrere Artikel hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "+" klicken. Jede Dienstleistung kann eine spezifische Artikelnummer oder einen Code, einen Namen und einen damit verbundenen Preis pro Artikel oder Dienstleistung haben.

Vierte Säule (Standorte)

Artikel

Ähnlich wie bei den Dienstleistungen sollten Sie auch hier die Standorte aufführen, an denen Ihre Dienstleistungen angeboten werden oder an denen Ihr Unternehmen tätig ist. Geben Sie Details wie den Namen des Standorts, die Adresse und die Telefonnummer für den Kontakt mit dem Standort an.

Speichern Ihrer Einstellungen

Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, überprüfen Sie die Informationen auf ihre Richtigkeit.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen speichern", die sich in der unteren rechten Ecke des Moduls befindet.

Zugriff auf die Einstellungen für die Nachverfolgung:

Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und navigieren Sie zum Dashboard.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Einstellungen".
Klicken Sie im Menü "Einstellungen" auf die Registerkarte "Follow-up-Einstellung".

Konfigurieren von Folgeeinstellungen

1. Erstellen Sie Follow-up zur Lead-Erstellung:

Schalten Sie diese Option auf EIN, wenn Sie automatisch eine Folgeaktion erstellen möchten, wenn ein neuer Lead erstellt wird.

So wird sichergestellt, dass kein neuer potenzieller Kunde ohne einen Check-in durch Ihr Team bleibt.

2. Follow-up nach Ablauf des Angebots erstellen:

Aktivieren Sie diese Funktion, um eine Erinnerung einzurichten, wenn ein Angebot bald abläuft.
Dies ist eine großartige Möglichkeit, Kunden, die ein Angebot verpasst haben, erneut anzusprechen.

Verwaltung von Folgemaßnahmen:

In diesem Abschnitt können Sie die Gründe für Nachfassaktionen verwalten, was die Effizienz und Konsistenz des Nachfassprozesses verbessern kann.

Unterhalb der Kippschalter finden Sie den Abschnitt "Folgegründe".
Hier können Sie die Gründe für Nachfassaktionen verwalten. Vordefinierte Gründe können helfen, den Nachverfolgungsprozess zu rationalisieren und Konsistenz zu gewährleisten.

Begründungen hinzufügen:

Geben Sie einen Grund in das Textfeld "Gründe hinzufügen" ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Grund hinzufügen", um den neuen Grund in Ihrer Liste zu speichern.
Diese Gründe werden bei der Erstellung einer Folgemaßnahme zur Auswahl stehen.

Löschen von Begründungen:

Jeder Grund hat eine Option zum Löschen.
Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um einen Grund aus der Liste zu entfernen.

Sobald Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellung speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Zugriff auf die Mail-Einstellungen:

Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und navigieren Sie zum Dashboard.
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Einstellungen".
Klicken Sie im Menü Einstellungen auf die Registerkarte "E-Mail-Einstellungen".

System Mail Konfiguration:

Systemstandard:

Um die vorkonfigurierten System-E-Mail-Einstellungen zu verwenden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "System-E-Mail-Konfiguration verwenden".

Wenn Sie die Einstellungen Ihres Mailservers verwenden möchten, wählen Sie die Option "Eigene Mailkonfiguration verwenden".

Speichern Sie Ihre Konfiguration:

Nachdem Sie die gewünschte Konfigurationsoption ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellung speichern", um Ihre Änderungen zu übernehmen.

E-Mail-Vorlagen anpassen:

Klicken Sie auf die Registerkarte "E-Mail-Vorlage" neben "E-Mail-Konfiguration", um vorhandene Vorlagen zu ändern oder neue Vorlagen zu erstellen.

Bearbeiten und Speichern von Vorlagen:

Wenn Sie eine Vorlage ändern möchten, wählen Sie eine bestimmte Vorlage aus und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen in dieser Vorlage vor. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen in der jeweiligen Vorlage speichern, indem Sie auf die Schaltfläche "Speichern" klicken.
Aktualisieren von Kontakt- und Farbeinstellungen

1. Ändern Sie Logo und Kontaktinformationen:

Auf der Registerkarte "E-Mail-Konfiguration" können Sie ein neues Logo hochladen und die Kontaktdaten aktualisieren, die in der Fußzeile Ihrer E-Mails erscheinen.

2. Farben ändern:

Unter "Farbeinstellungen" können Sie die Farbe der Fußzeile durch Eingabe eines Hex-Codes anpassen, ebenso wie die Textfarbe für die Fußzeile für PDF.

3. Vorschau und Speichern:

Vergewissern Sie sich in der Vorschau, dass die Änderungen Ihren Anforderungen entsprechen, und klicken Sie dann auf "Einstellung speichern", um die Aktualisierungen zu übernehmen.

Zugriff auf QR-Einstellungen:

Melden Sie sich bei Ihrem Büro 365-Konto an.
Navigieren Sie zu der Option "Einstellungen" im Menü auf der linken Seite.
Klicken Sie oben auf der Einstellungsseite auf die Registerkarte "QR-Einstellungen".

QR-Code-Informationen eingeben:

Geben Sie im Abschnitt "Neue Konfiguration" die relevanten Informationen ein, die der QR-Code enthalten soll. Dazu können Unternehmensinformationen, URLs oder andere Daten gehören.
Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Diese Felder sind normalerweise als "erforderlich" gekennzeichnet.

Speichern Sie Ihre QR-Code-Einstellungen:

Wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind und den QR-Code getestet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellung speichern", um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Ihre QR-Code-Einstellungen sind nun gespeichert und sollten für die Verwendung innerhalb der Anwendung oder für Ihre

Einstellungen bearbeiten oder entfernen:

Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt die QR-Code-Einstellungen bearbeiten müssen, kehren Sie zur Registerkarte "QR-Einstellungen" zurück.
Wählen Sie die QR-Code-Konfiguration aus, die Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie erneut.
Um eine QR-Code-Konfiguration zu entfernen, wählen Sie die Option "Entfernen" neben der Konfiguration, die Sie löschen möchten, und bestätigen Sie die Entfernung.

Zusätzliche Tipps:

Achten Sie immer darauf, dass die QR-Codes auf verschiedenen Geräten getestet werden, um maximale Kompatibilität zu gewährleisten.
Halten Sie das Design des QR-Codes einfach, damit er besser lesbar ist.